Produkt · Anonymität & Datenschutz
Anonymität und Datenschutz, die zusammenpassen – technisch und vertraglich
robin mood verbindet Integrität, Intuitivität und Anonymität mit klarer DSGVO-Auftragsverarbeitung. Die Anonymitätsregeln sind technisch erzwungen – der Datenschutz ist vertraglich und organisatorisch abgesichert.
- Gehostet in Österreich
- DSGVO-konform
- Wissenschaftlich fundiert
Drei Prinzipien: Integrität, Intuitivität, Anonymität
Belastbare Mitarbeiterbefragungen brauchen mehr als ein Anonymitätsversprechen. robin mood verbindet drei Prinzipien, die technisch zusammenwirken und sich nicht gegeneinander ausspielen lassen:
- Integrität: Ergebnisse bleiben konsistent und zuverlässig – jede Person kann pro Befragung nur einmal antworten
- Intuitivität: Die Durchsetzung von Integrität und Anonymität macht die Teilnahme nicht schwerer – sie bleibt so einfach wie bei anderen Systemen (oder einfacher)
- Anonymität: Es werden Abteilungen ausgewertet, keine einzelnen Personen – mit technisch erzwungener Mindestgruppengröße
Integrität: zuverlässige Ergebnisse, eine Antwort pro Person
Integrität heißt bei robin mood: Die Ergebnisse einer Befragung sind technisch konsistent und zuverlässig. Das System stellt sicher, dass jede Person an einer Umfrage nur einmal teilnimmt – Doppelabgaben und verzerrte Rückläufe werden technisch verhindert.
Damit bleiben Auswertungen belastbar: Trends, Stimmung und Themen spiegeln echte Teilnahme wider – nicht mehrfache Antworten derselben Person. Diese Integrität ist technisch abgesichert und nicht umgehbar.
Intuitivität: Schutz ohne Reibung für Teilnehmende
Integrität und Anonymität dürfen die Teilnahme nicht erschweren. Intuitivität bedeutet bei robin mood: Die Durchsetzung der beiden anderen Prinzipien trifft nicht den Alltag der Befragten.
Mitarbeitende nehmen an Surveys so einfach teil wie in anderen Systemen – oder einfacher. Kein Extra-Aufwand, keine komplizierte Hürde „wegen Anonymität“, kein spürbarer Trade-off zwischen Schutz und Bedienbarkeit.
Anonymität: nur Abteilungen – nie Einzelpersonen
In robin mood ist es nur möglich, ganze Abteilungen bzw. Organisationseinheiten auszuwerten – nicht einzelne Mitarbeitende. Es gibt keine personenbezogene Ergebnisansicht und kein Ranking von Individuen.
Damit bleibt Feedback ein Organisationssignal: Trends, Stimmung und Themen werden sichtbar, ohne dass Antworten einer Person zugeordnet werden können. Das schützt Teilnehmende und stärkt die Glaubwürdigkeit der Ergebnisse.
Mindestgruppengröße 5: Anonymitätsschwelle mit System
Damit Aggregation Anonymität wirklich schützt, braucht es eine Mindestgruppengröße. Bei robin mood können nur Abteilungen an Befragungen teilnehmen, die mindestens 5 Personen umfassen.
Abteilungen mit weniger als 5 Personen können nicht befragt werden. Sie müssen mit anderen Abteilungen zusammengelegt werden, bevor sie an einer Umfrage teilnehmen. So bleibt die Anonymitätsschwelle gewahrt – auch in kleinen Teams und flachen Strukturen.
Die Schwelle ist kein organisatorischer Hinweis, sondern technisch durchgesetzt: Unter der Mindestgröße findet keine Befragung statt.
- Mindestens 5 Personen pro Abteilung bzw. befragbarer Einheit
- Kleinere Einheiten: kein Survey-Zugang, sondern Zusammenlegung mit anderen Abteilungen
- Auswertung nur aggregiert auf Abteilungsebene – nicht auf Einzelpersonen
Technisch erzwungen – und nicht umgehbar
Viele Tools kennzeichnen Befragungen als „anonym“ oder „sicher“, lassen aber trotzdem Lücken: Mehrfachteilnahme, personennahe Auswertung oder Schwellen, die sich weichstellen lassen. Bei robin mood sind Integrität, Intuitivität und Anonymität Teil der Systemlogik.
Die Prinzipien sind technisch durchgesetzt und nicht umgehbar – ohne die Teilnahme für Mitarbeitende komplizierter zu machen. So bleiben Ergebnisse zuverlässig, Feedback ehrlich und der Einstieg einfach.
Warum das für ehrliches Feedback zählt
Ohne belastbare Anonymität entstehen höfliche Antworten statt ehrlichem Feedback. Ohne Integrität verlieren Kennzahlen an Glaubwürdigkeit. Und ohne Intuitivität sinkt die Teilnahme – trotz guter Absicht.
robin mood hält alle drei zusammen: eine Antwort pro Person, Auswertung nur auf Abteilungsebene oberhalb der Mindestgröße, und eine Teilnahme, die sich nicht nach „Sicherheitsaufwand“ anfühlt. Die vertiefende Einordnung für Einführung und Kommunikation finden Sie unter Anonyme Mitarbeiterbefragung.
Datenschutz und Anonymität: zwei Ebenen, ein Ziel
Anonymität und Datenschutz gehören zusammen – sind aber nicht dasselbe. Anonymität regelt, was in Auswertungen sichtbar wird: nur Abteilungen oberhalb der Mindestgröße, keine Einzelpersonen. Datenschutz regelt, wie personenbezogene Daten rechtlich und technisch verarbeitet werden: Zweckbindung, Rollen, Verträge, Speicherort und Sicherheit.
Für HR, Datenschutz und Betriebsrat zählt beides: ehrliches Feedback braucht Anonymität – und die Einführung braucht eine nachvollziehbare DSGVO-Logik. Diese Seite fasst beides zusammen; die vollständige rechtliche Dokumentation finden Sie in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Auftragsverarbeitung: Sie bleiben Verantwortliche, robin mood verarbeitet weisungsgebunden
Bei der Nutzung der Befragungssoftware ist Ihre Organisation Verantwortliche im Sinne der DSGVO. robin mood FlexCo (Wien) handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die überlassenen personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen Ihres Auftrags und Ihrer Weisungen.
Dazu schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Darin sind u. a. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, Sub-Dienstleister und Pflichten bei Datenschutzverletzungen geregelt.
Wichtiger Punkt aus dem AVV: robin mood verwendet Ihre Daten nicht für eigene Zwecke – auch nicht für eigene statistische Auswertungen – ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung. Die Daten bleiben Ihre Daten.
Welche Daten verarbeitet werden – und warum so wenig
Für den Betrieb der Plattform verarbeitet robin mood bewusst wenige personenbezogene Daten. Im AVV sind insbesondere folgende Kategorien vorgesehen:
- Organisationseinheit (z. B. Gruppe, Team, Abteilung, Standort)
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
Datenminimierung in der Praxis
Diese Stammdaten dienen Einladung, Zuordnung zur Organisationseinheit und der technischen Sicherstellung, dass jede Person nur einmal antwortet. Umfrageergebnisse werden nur aggregiert angezeigt – damit die Anonymität der Teilnehmenden gewahrt bleibt.
Zusätzlich können Aktivitäts-, Korrespondenz- und Einstellungsdaten anfallen, soweit sie für den Betrieb nötig sind (z. B. Spracheinstellung oder Benachrichtigung zu neuen Befragungen). Es gilt das Prinzip: nur speichern, was für den Dienst erforderlich ist – keine unnötigen personenbezogenen Informationen.
Speicherort: Hosting bei Anexia in Wien
robin mood hostet die Befragungsplattform bei Anexia in Wien. Die Datenverarbeitung findet damit in Österreich statt – im Gebiet der Europäischen Union bzw. des EWR, nicht außerhalb.
Anexia ist der Infrastrukturpartner für Hosting und Betrieb. Weitere Sub-Auftragsverarbeiter dürfen nur nach Zustimmung Ihrer Organisation hinzugezogen werden und werden vertraglich an dieselben Datenschutzpflichten gebunden.
Sitz der robin mood FlexCo ist ebenfalls Wien. Für Datenschutz-, Betriebsrats- und Einkaufsfragen haben Sie damit einen österreichischen Ansprechpartner mit klarer Vertragslage – nicht nur einen Marketing-Hinweis „DSGVO-konform“.
Löschung und Aufbewahrung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. der Nutzung der Online-Software verarbeitet. Unterliegen die Daten keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, werden sie nach Ende der Geschäftsbeziehung gelöscht.
Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung ist robin mood verpflichtet, Verarbeitungsergebnisse und datenhaltende Unterlagen an Sie zu übergeben, in Ihrem Auftrag gesichert aufzubewahren oder auftragsgemäß zu vernichten – je nach Ihrer Weisung im AVV.
So bleibt klar: Speicherdauer folgt Zweck und Vertrag – nicht einem offenen „Daten behalten wir für immer“.
Technische Daten und Sitzungen
Wie bei jeder webbasierten Software fallen beim Betrieb technische Informationen an, die für Sicherheit, Stabilität und Bedienbarkeit nötig sind – etwa im Rahmen einer angemeldeten Session.
Das ändert nichts an der Anonymitätslogik der Befragung: Antworten bleiben getrennt und werden nur aggregiert ausgewertet – nicht als Tracking von Einzelmeinungen.
Die rechtliche Detailbeschreibung finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Betroffenenrechte, Kontrolle und Meldepflichten
Als Auftragsverarbeiter unterstützt robin mood Ihre Organisation dabei, Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit u. a.) innerhalb der gesetzlichen Fristen erfüllen zu können. Ersuchen Betroffener, die direkt bei robin mood eingehen, werden unverzüglich an Sie weitergeleitet.
Bei schwerwiegenden Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Unregelmäßigkeiten informiert robin mood unverzüglich – und trifft Vorsorge, damit Sie Ihre gesetzlichen Meldepflichten („data breach notification“) einhalten können. Prüfungen und Kontrollen sind im AVV vorgesehen und nach Absprache möglich.
Häufige Fragen
Bereit, zu wissen, was los ist?
Demo anfragen oder robin mood kostenlos testen – wir begleiten Sie persönlich.